作业指导书作为文件化质量体系的第三级文件,在质量体系的运行中起着举足轻重的作用,多用于指导具体的作业,如:设备的操作、产品或原材料的试验、计量器具的检定、产品的包装等。
多年来通过作业指导书的实施,笔者深刻地认识到,作业指导书在质量体系运行中起着举足轻重的作用,它不但是实现用户要求和达到客户满意的手段,更主要的是保证质量目标实现的关键控制环节。下面谈一下作业指导书的编写与管理。
1.作业指导书编写的目的:首先明确作业指导书是程序文件的支持性文件,属于程序文件的范畴,只是内容更具体,对象只需明确回答如何做的问题,没有普遍性和统一性。所以其目的是依据《实验室资质认定评审准则》,并且结合本单位的真实的情况进行编写,保证质量目标的实施和实现。
2.编写的原则:按照实验室评审准则的要求,作业指导书应具有法规性、唯一性和实用性的特点。所以只有一个原则,就是保证最科学、最有效、最实际的可操作性和良好的综合效果。
3.编写内容:作业指导书是检测活动的技术性指导文件,其主体是作业内容和要求,因此,内容应当准确。同时,内容的表达顺序同作业活动的顺序要保持一致。
4.编写需要注意的几点:一是作业指导书应专注于控制影响质量的因素而不是详细的操作。二是ISO9001规定质量体系程序的“范围和详略程度应取决于工作的复杂程度、所用的方法,以及开展这项活动所需的技能和培训”,同样作业指导书的详略程度也与此有关,并应尽可能简单、实用,写你该写,即只写与控制影响质量的因素及结果的评定方法有关的内容,而有关操作的步骤等内容已在设备操作手册、标准、岗位培训的原始资料中已有描述,人们只需引用或参考这些已经存在的标准和文件,没有必要把它重复一遍。如果是英文的操作规程,应把翻译成中文的操作规程列入作业指导书。三是使用通俗易懂的语言进行表述,易于指导试验和管理工作。ISO9000并没有要求用复杂的、冗长的、夸张的语言来编写,无论员工的文化程度有多高,人们都会喜欢看容易阅读的东西,故应选择通俗易懂的句子来表达,避开使用难懂的、生僻的词语。四是作业指导书应易于修改,方便实用,不需要修订页,如需修改按程序替换修改页即可。使用者的需要是很重要的,作业文件应避免全部用文字来表达,能够使用流程图、图表、照片,同时采用较大的字号,避开使用密密麻麻的文字及大量地引用其他的文件或表格。
5.作业指导书的管理:作业指导书属于质量体系的受控文件,经过批准的作业指导书只能在内部使用,并且按受控文件发放和执行,严禁使用无效版本和作废的作业指导书。
综上所述,作业指导书的编写和使用是确保内部检验测试质量的重要环节。为了能够更好的保证检测体系出具的检测结果科学、公证、准确、有效,使质量管理体系逐渐完备和提高,作者觉得必须格外的重视作业指导书的编写、管理和实施。
(作者单位:吉林省吉林市能源测试检验所)